Як організувати свій техно-івент

На початку цього року я відвідав виставку CES2015 (найбільшу презентацію технологічних новинок в світі). Я був здивований двох речей: по-перше, масштабом події (щоб просто пройти від одного кінця виставки до іншого, вам потрібно цілу годину), а, по-друге, великим попитом на тест-драйв будь-якого з представлених гаджетів. Це спостереження наштовхнуло мене на думку створити захід з упором саме на такий формат. Адже погодьтеся, що набагато цікавіше випробувати гаджети на собі, ніж читати про них статті або дивитися відео.
Так ми стали створювати виставку TechTrends Expo практично з нуля, адже події такого формату до нас ще ніхто не організовував. Так, ми мали за спиною масштабний досвід організації фестивалю Geek Picnic (не завжди гладкий і легкий, але єдиний в Росії багатотисячний open-air для Geek’ів), але поки не створювали події, яке поєднувало б і професійну конференцію для розробників, і майданчик для «тестування» технологій. Крім того, ми вирішили жорстко сегментувати представлені на подію технології: ними стали новинки в області носимой електроніки, розумного будинку, доповненої і віртуальної реальності, 3D-сканування і 3D-друку.Рекомендую подбор

З чого почати?
Мене часто запитують, що потрібно зробити, щоб організувати свою виставку. По своєму досвіду скажу, що не потрібно нічого, крім 1) зухвалості; 2) бажання ризикнути; 3) можливості втратити вкладені гроші. Фактично організація заходу ділиться на кілька етапів і найважливіший з них — це Ідея. Якщо Ви припускаєте (швидше за все помилково), що на вашу тему» прийдуть, то можна починати організацію.
Спробую детально розшифрувати, у вигляді логічного ряду, адже в івент-сфері все взаємопов’язано і кожен наступний ваш крок залежить від попереднього.

Ідея = презентація. А презентація в свою чергу означає наявність спонсорських пакетів (інформаційних і комерційних) і заброньованої майданчики. Як правило, площадка повинна бути не занадто віддалена від центру і мати гарну технічну базу. Виняток становлять майданчики з цікавою репутацією і знову ж таки хорошим технічним оснащенням. Наприклад, обрана нами майданчик Технополіс «Москва» приймала в минулому році найбільший в Росії інноваційний форум «Відкриті інновації». З того моменту, як ви забронювали майданчик, ви вже можете продавати квитки. Як тільки у вас стартує продаж квитків, ви отримуєте можливість продавати стенди і платити зарплату своїм співробітникам.
Ви не повірите, але досвідчений організатор не витрачає на проект ні рубля зі своїх особистих коштів. Наприклад, можна отримати аванс від квиткового оператора або спочатку продати спонсорський пакет, а потім вже приступати до організації. Ну і, звичайно, вас може виручити післяоплати. Післяоплати тут, як і в будь-якому бізнесі — це спосіб перекредитувати свою діяльність. Особистий приклад: щоб провести Geek Picnic 2015, нам знадобилося 10% власних коштів по відношенню до реальної кошторисі. І відразу ж, щоб у вас не виникало ілюзій — така фінансова «еквілібристика» ще не гарантує вам прибуток. Тобто найчастіше у вас немає гарантій та очікувань, все станеться як станеться», незважаючи на те, що ви можете витрачати на проект 18 годин 24. Особливо, якщо ви робите все в перший раз.

Команда
На команду у мене йде основна частина часу, сил і нервів.
При роботі вам потрібно обов’язково відстежувати і вважати:
ліди,
pr-охоплення
конверсії на продажу квитків
обсяги дзвінків, зустрічей, продажу — у відділу продажу
Результати роботи event-менеджерів зазвичай зводяться до функціональних таблиць
Майданчик, спонсори, партнери
Ключові «інгредієнти» події. Щоб вибрати правильну майданчик, вам потрібно прикинути, скільки народу вам потрібно для вашого формату заходу і тверезо оцінити свої можливості. Визначальні параметри — це розташування, площа майданчика і її привабливість. Щоб вийшло не надто дорого, вам потрібно вибрати тільки один варіант. Але якщо місце проведення буде тісним або незручним, ви ризикуєте не отримати потрібної кількості відвідувачів або мати проблеми на заході.
Який час для організації краще?
Критерій один: час і місце для організації вашого події не повинно збігатися з заходами ваших конкурентів. Ну і нюанси: b2b-заходи слід проводити в будні, а b2c — на вихідних та у свята